Comment ranger et organiser votre ordinateur

Comment ranger et organiser votre ordinateur

Ça se range un ordinateur ?, vous entends-je vous exclamer à la fois interrogatif/ve et songeur/se.

Ça dépend.

Combien avez-vous de dossiers et d’icônes sur votre bureau ? Quand vous cherchez un document que vous avez créé il y a 2 mois, combien de temps mettez-vous à le trouver ? Faites-vous un tri régulier de vos fichiers ? Comment est organisé votre disque dur externe ? Avez-vous une sauvegarde sur un cloud ?

Vous voyez où je veux en venir à présent, n’est-ce pas ?

Quand on parle rangement, on pense immédiatement aux pièces de sa maison. On a tendance à oublier ou à négliger les outils informatiques. Et pourtant, c’est tout aussi important que votre maison !

Ne vous découragez pas d’emblée, on va y aller ensemble, pas à pas 😉

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Aller, on s’y met ?

Pourquoi ranger et organiser son ordinateur ?

Ranger et organiser son ordinateur est essentiel pour 2 raisons :

  • d’abord parce qu’un bureau encombré avec des documents qui fourmillent – que ce soit le bureau physique ou virtuel –,  est un endroit où l’on ne se sent pas bien. Et si consciemment vous ne vous en rendez pas compte, votre cerveau lui, analyse la masse d’objets comme une oppression.
  • ensuite parce qu’en rangeant votre ordinateur et en faisant du tri dans les dossiers, les fichiers et les logiciels, vous le rendrez plus performant !

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Savez-vous que tous les dossiers qui se trouvent sur le bureau ont un impact négatif sur le démarrage de votre ordinateur ? Plus vous aurez de dossiers/fichiers sur le bureau et plus il s’allumera lentement. Pourquoi ? Parce que le poids de ces éléments encombre une partie de la mémoire vive destinée à faire tourner vos applications. Plus ils sont lourds et/ou nombreux, plus vous perdez de la mémoire vive et plus vos applications sont ralenties.

Pour que Windows fonctionne bien (et rapidement), il a besoin d’espace. Il lui faut de l’espace sur le disque dur principal : le disque système généralement désigné par (C:), chez Microsoft en tout cas, je ne connais pas suffisamment bien les Mac 😉

Pour savoir si vous avez suffisamment d’espace libre, il vous suffit de cliquer sur « démarrer », « ordinateur » et de regarder combien de d’espace vous utilisez. De mon côté, j’utilise à peine 82 Go sur les 452 Go :

Je n’ai, sur mon ordinateur, que les fichiers essentiels, dont je me sers régulièrement. Je faisais moins attention à ça il y a quelques années mais là, mon ordinateur a plus de 9 ans et il est fatigué… Or, tant qu’il fonctionne, même s’il est parfois (très) lent, je ne veux pas en racheter un autre. Je fais donc attention à ce qu’il soit très peu chargé !

Comment désencombrer, ranger et organiser son ordinateur ?

Non, ne vous découragez pas !

Ne fuyez pas et ne refermez pas non plus cette page, promis vous vous sentirez mieux après l’avoir fait !

 

Pour ranger votre ordinateur, procédez par étape :

  1. Désencombrer : mettez de côté ce que vous gardez et supprimez le reste (fichiers, dossiers, logiciels).
  2. Trier : gardez uniquement ce qui vous est régulièrement utile et archivez le reste.
  3. Ranger et organiser les différents espaces : le bureau et la bibliothèque (documents, images, vidéos, musique).

1. Désencombrer

Les fichiers, c’est comme les vêtements, on n’a pas idée de combien on en a et combien ils s’accumulent jusqu’à être complètement débordé(e)!

Quand je parle de fichiers, je parle des fichiers Word, Excel, Powerpoint mais aussi des vidéos, images et musiques.

  • Supprimez tous les fichiers que vous n’utilisez plus : doublon, brouillon dont vous n’avez plus besoin, vidéos que vous ne regarderez plus, musiques que vous n’écoutez pas, photos que vous ne souhaitez pas garder, etc.
  • Supprimez également tous les éléments que vous pourrez retrouver facilement sur internet : captures d’écran, gifs, logo, etc.
  • Enfin, faites de même avec les logiciels. Quand on a le même ordinateur depuis plusieurs années, on oublie tous les logiciels qu’on a pu installer et dont on ne sert plus. De plus, ce qu’on ne sait pas toujours car on ne le voit pas c’est que certains logiciels ont des composantes qui fonctionnent même s’ils ne sont pas ouverts. Ce sont des « tâches de fond » et ces tâches de fond consomment inutilement des ressources comme du temps de processeur et/ou de la mémoire vive.

Pour désinstaller un logiciel, cliquez sur « démarrer » puis « panneau de configuration » puis « programmes et fonctionnalités ». Vous n’avez plus qu’à supprimer les logiciels dont vous n’avez plus besoin. Souvent, vous devez redémarrer l’ordinateur pour finaliser la procédure.

Une fois les tris effectués, pensez à vider la corbeille ! On a tendance à l’oublier mais quand on supprime un élément, il continue d’occuper de la place dans la mémoire si la corbeille n’est pas vidée.

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2. Triez

Une fois l’étape désencombrement terminée, vous pouvez commencer celle du tri. Je vous conseille de n’avoir sur votre ordinateur que les fichiers que vous utilisez régulièrement. Cela vous évitera de tout perdre si 1. votre ordinateur tombe en rade et qu’il est impossible à réparer ou 2. si on vous le vole.

Sur mon ordinateur, vous trouverez surtout des documents administratifs (photocopie de carte d’identité, RIB, justificatif de domicile…), mes articles et images pour le blog, mes photos récentes, ma playlist du moment et mon dossier vente d’occasion. Le reste est archivé sur mon disque dur.

Si vous avez du mal à savoir si vous gardez tel ou tel fichier sur votre ordinateur ou si vous l’archivez, posez-vous la question suivante : à quel moment en aurai-je besoin ? Pour quoi faire ? Cela vous aidera à déterminer la fréquence d’utilisation du document. Après, rien ne vous empêche d’avoir votre disque dur externe toujours sous la main !

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3. Rangez et organisez les différents espaces

 

a) Répartissez tous vos fichiers dans les catégories de la bibliothèque : « documents », « images », vidéos », « musique »

En classant vos fichiers dans la bibliothèque, vous désencombrez le bureau et vous retrouverez les éléments plus facilement. Vous vous rendrez compte que le fait de voir des dossiers organisés est beaucoup moins anxiogène que des tas de fichiers Word, Pdf, Powerpoint, Excel, Jpeg, etc. accumulés dans la même fenêtre.

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b) dans chaque catégories de la bibliothèque, créez vos propres dossiers de sous-catégories.

Voici par exemple mes dossiers dans « documents » :

Et si vous voulez vraiment avoir accès à vos dossiers depuis le bureau, créez un raccourci ! Il prendra beaucoup moins de place que le dossier lui-même. Pour cela, faites un clic droit sur le dossier en question et cliquez sur « envoyez vers », puis « bureau (créer un raccourci) ».

Pour ne pas vous emmêler les pinceaux, catégorisez et de sous-catégorisez. Chaque élément doit trouver sa place dans un dossier précis. Soyez précis(e) dans la dénomination du dossier pour vous y retrouver facilement.

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c) Épinglez vos icônes 

Une astuce pour éviter d’avoir trop d’icônes sur le bureau virtuel est d’épingler les icônes des logiciels que vous utilisez le plus souvent sur la barre des tâches (en bas de votre écran) ou bien dans le menu démarrer. Pour cela, rien de plus simple, faites un clic droit sur l’icône du logiciel en question et choisissez « épingler à la barre des tâches » ou « épingler au menu démarrer » en fonction de votre préférence.

Désencombrer, ranger et organiser votre disque dur externe

Désencombrer son ordinateur ne veut pas dire encombrer son disque dur externe ! Attention, au système des vases communiquant.

Vous devez respecter la même méthode de rangement mentionnée ci-dessus pour votre disque dur externe.

Désencombrez-le et triez pour n’avoir que ce qui est vraiment important à vos yeux de (sauve)garder. Car c’est avant tout ça, la fonction première du disque dur : sauvegarder. En procédant ainsi, c’est l’assurance de ne rien perdre en cas de vol ou de crash de l’ordinateur.

 De même qu’on ne range pas une pièce en en encombrant une autre, de même vous ne devez pas saturer votre disque dur externe en vidant votre ordinateur.

Si cela peut vous aider, voici comment est organisé mon disque dur externe :

Et pour vous donner un exemple plus précis, voici comment j’organise mon dossier photos. Les dossiers sont rangés par année, avec la ville où je vivais. Il y a quelques dossiers thématiques : photos de famille que l’on m’a envoyées ; photos prises par des ami(e)s ; et mon book photo.

Avoir une sauvegarde sur un cloud

En plus d’être organisée, je suis une personne prudente. Je l’étais déjà avant de travailler dans les assurances et je suis consciente que depuis, c’est pire (ou mieux, tout dépend toujours du point de vue) !

En plus d’avoir une sauvegarde des dossiers importants sur mon disque dur, j’ai également une sauvegarde sur un cloud. Certain(e)s sont réticent(e)s à utiliser ce genre de plateforme à cause de la problématique de sécurité et de confidentialité des données sauvegardées. Je le comprends tout-à-fait. Vous êtes libre de suivre ce conseil ou non !

J’ai fait le choix de la version gratuite de Dropbox, très intuitive et avec un espace de stockage assez grand.

Sur Dropbox, j’ai archivé les documents importants soit pour leur caractère administratif (diplômes, bulletins de salaire, certificats de travail, fiches d’imposition, etc.) soit pour leur caractère « sacré » à mes yeux (mon book photos, mes mémoires de Master).

Pour le moment, mon disque dur externe a toujours été fiable mais je préfère avoir une 2e sauvegarde des documents cités parce que je serai frustrée et en colère de les perdre pour certains et dans l’embarras pour d’autre (bulletins de salaire !!)

Jusque-là, je vous l’accorde, ça fait un peu ceinture et bretelle.

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Mais ce que j’ai en tête depuis ma reconversion et que je n’ai encore jamais pris le temps de faire, c’est de scanner toutes les factures d’achats onéreux (type meubles, hifi, électroménagers, bijoux, etc.) Pourquoi ? Parce qu’en cas d’incendie, d’inondation, d’explosion au gaz, ce seront les seules preuves que vous pourrez fournir à votre assureur sur ce que vous possédiez. Tous vos documents papiers auront disparu ou ne seront plus accessibles.

Alors oui on peut dire que j’envisage des situations rarissimes (après, je les envisage mais je n’ai toujours pas pris le temps de scanner lesdites factures !). Mais ces situations se produisent…

Pensez à l’explosion au gaz rue de Trévise dans le 9e arrondissement de Paris en janvier 2019. Il suffit d’une fuite de gaz dans une canalisation pour que plusieurs bâtiments soient placés sous arrêté d’interdiction d’occupation à cause de la fragilité du bâti. Cela concernait quand même les immeubles des 3-4-5-6-7-9 rue de Trévise et 13 et 16 rue Sainte-Cécile, ça en fait des appartements ! Alors bien sûr, je prends un cas extrême pour lequel la Fédération française de l’assurance a demandé des mesures exceptionnelles d’indemnisation et puis j’imagine que lorsqu’on n’a même plus un toit sur la tête, on se moque de l’indemnisation de son ordinateur, de sa console de jeu ou de sa dernière valise Delsey.

Néanmoins, ne serait-ce qu’en cas de cambriolage, on est bien contents de pouvoir prouver par facture tout ce qui nous a été volés et de les avoir partout sous la main, avec un simple accès à internet…

Ça donne à réfléchir sur l’utilité d’un cloud non ?

Un dernier mot : j’espère que ces conseils vous auront été utiles ! Si c’est le cas, n’hésitez pas à commenter cet article et à le partager sur les réseaux sociaux (les boutons sont juste en-dessous 😉 Merci par avance pour votre retour d’expérience !

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Photo de couverture : designed by Freepick

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Organiser vos boîtes mails pro et perso : c’est bon pour le moral et la planète

Organiser vos boîtes mails pro et perso : c’est bon pour le moral et la planète

Avoir aucun mail « non lu ».

Vous en rêvez ?

C’est possible ! Et c’est la base d’une boîte mail efficace !  Promis, ce qui vous semble peut-être une montagne à gravir, n’est pas si difficile, il suffit de s’y mettre 😉

Mais c’est vrai qu’on n’est pas aidé ! Rien qu’en 2019 (et l’année n’est pas terminée^^), en France, c’est 1,4 milliards de mails* qui sont envoyés tous les jours (hors spams). Dans le monde, ça représente 293 milliards de mails* (hors spams). Eh bien vous savez quoi ? À la fin de la journée, lorsque je quitte le bureau, je n’ai plus aucun mail non lu. Et c’est pareil pour ma boîte mail personnelle.

Mon règle d’or ? Ne jamais me laisser débordée !

Le résultat ? Je gagne en productivité et en sérénité.

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Aller, on s’y met ?

Comment organiser sa boîte mail pro ?

La boîte mail professionnelle est sûrement la pire car c’est devenu inconcevable de travailler sans ! Or, les chiffres font peur et obligent à être réacti/f/ve. Les cadres estiment passer + de 5h/jour en moyenne à consulter des mails. Ce sont environ 88 mails reçus et 34 envoyés* par collaborateur/ jour ! 

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Voici des idées pour sortir de la spirale infernale ! N’hésitez pas à partager les vôtres en commentaire si vous en avez d’autres 😉

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1. Créez des répertoires pour classer vos mails

  • Par nom de projet : Parcours client, Nouvelle offre, Processus de gestion, etc.
  • Par type d’activité : Création d’offre, Campagne de prévention, Mise à jour du site internet, etc.
  • Par nature : Revue de presse, Mes formations, Mes échanges RH, etc.

Petite astuce qui fait du bien :

  • Le répertoire « Mails de remerciement » : qu’il soit d’un collègue pour l’avoir dépanné, du directeur projet à tout le groupe une fois que le projet est achevé, de votre responsable pour une mission qu’il vous avait confiée, gardez-les tous et quand vous avez un manque de motivation, jetez-y un œil, ça fait toujours du bien !

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2. Hiérarchisez vos répertoires

Vous pouvez par exemple créer une hiérarchie comme telle :

  • Classement : année
  • Sous-classement : type d’activité
  • Sous-sous-classement : projet

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3. Organisez vos tâches selon un code couleur

  • Rouge = urgent
  • Orange = à traiter dans les 2 jours
  • Jaune = à traiter dans la semaine
  • Vert = mail informatif pour un projet auquel vous participez mais dont vous n’êtes pas l’interlocuteur principal
  • Bleu = mail informatif de votre stagiaire/alternant/collaborateur qui vous met en copie
  • Violet = mail avec pièce jointe informative qui pourra vous resservir

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Mon 1er conseil : coder vos mails peut prendre du temps. À vous de décider quel niveau de détails vous choisissez. Cette codification n’est qu’une proposition. De mon côté, je n’utilise vraiment que 3 couleurs : le rouge et le orange pour constituer ma to do quotidienne par ordre de priorité et le violet pour retrouver plus facilement dans les répertoires, une fois les mails triés, ceux qui ont une pièce jointe qui peut être utile.

Mon 2e conseil : si une pièce jointe peut vous resservir plus tard (exemple : les caractéristiques de la nouvelle charte graphique de votre entreprise, les coordonnées d’un interlocuteur, les conditions particulières d’un contrat…), mieux vaut l’enregistrer tout de suite dans le dossier adéquat sur votre bureau ou votre serveur.

Cela vous évitera de devoir chercher le mail dans le répertoire où il est rangé avec un certain nombre d’autres mails, en vous soumettant à la gymnastique fastidieuse : « Qui l’a envoyé ? J’étais en copie ou en destinataire ? À quelle date ? Avec quel(s) mot(s) je peux le retrouver ? »

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4. Classez les mails traités

Une fois que vous avez lu et traité un mail sur lequel vous aviez mis un drapeau de couleur (ne fonction de la codification choisie), supprimez le drapeau et classez le mail dans le répertoire approprié.

 

5. Archivez vos répertoires

Une fois que le projet ou l’année sont terminés, archivez vos répertoires. Non pas dans la boîte mail mais sur un Cloud. Cela videra votre boîte mail et la rendra plus rapide.

6. Prenez le temps et soyez régulier !

Optimiser sa boîte mail ne se fait pas une fois par an mais un peu toutes les semaines, voire un peu tous les jours. Le temps que vous pensez perdre en organisant vos mails et vos tâches quotidiennes sera récupéré en productivité et en sérénité. Et on sait combien le 1er est important pour les entreprises et le 2e pour vous !

Avoir des dizaines, voire des centaines de mails non ouverts qui apparaissent en gras dans votre boîte principale ou dans vos répertoires – même si vous savez ce que c’est et que vous jugez qu’ils ne sont pas importants – épuise votre esprit. Il se dit  « Encore tout ça ! » et cela demande un effort rationnel pour se rappeler « Non, ils ne sont pas importants. »

Prenez le temps de vous désabonner des newsletters et campagnes publicitaires qui ne vous intéressent pas. Il suffit d’avoir assisté à une formation pour recevoir ensuite toutes les informations de l’organisme alors que certaines ne concernent pas du tout votre activité !

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Mon conseil : profitez des moments calmes – après la fin d’un projet, quand vous gardez le fort pendant un pont ou au mois d’août. Triez les mails que vous n’avez pas eu le temps de trier avant, supprimez ceux qui ont été traités et ne sont pas importants à garder. Personnellement, je trouve que ça fait toujours du bien de voir redescendre le volume de mails !

Comment organiser sa boite mail perso ?

1. Désabonnez-vous de tout ce qui ne vous intéresse pas !

Le conseil est le même que pour la boîte mail pro, il est même primordial pour la boîte mail perso ! Les magasins (vêtements, chaussures, maroquinerie, électroménager, hifi) sont très forts à ce jeu. Il suffit d’avoir passé une commande sur leur site pour être automatiquement inscrit(e) – même parfois en ayant cliqué sur la fameuse case « je ne veux pas recevoir… » ! –, à leur newsletter ou à leurs campagnes de pub. Désabonnez-vous ! Certes, cela prend un peu de temps mais c’est un temps précieux, pour ne pas être débordé ensuite.

2. Désabonnez-vous de tout ce que vous ne lisez pas !

Désabonnez-vous AUSSI des newsletters auxquelles vous vous êtes volontairement inscrit(e)s en vous disant « ça m’intéresse, je vais la lire » si vous ne prenez pas le temps de la lire. Ça restreindra le nombre de mails reçus et vous évitera de culpabiliser en voyant le mail en gras parce que vous n’avez pas le temps de cliquer dessus.

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3. Créez des répertoires et rangez vos mails

Même principe que pour la boîte mail pro, l’organisation des mails passe par des répertoires. Si vous n’êtes pas inspiré(e) pour créer vos répertoires, voici les miens :

  • Agence appartement : correspondance avec l’agence qui loue et gère notre appartement
  • Box internet : factures de la Box
  • Club de sport : information sur les compétitions, les événements du club
  • Commande en ligne : factures des achats faits sur internet
  • Santé : mails de la Sécu ou de la mutuelle
  • Rendez-vous médicaux : mails de confirmation des rendez-vous médicaux que je prends via Doctolib
  • Train : mails de confirmation de la SNCF pour me rappeler l’horaire et le numéro de train des billets
  • Voyages : mails de confirmation de réservation quand on part en week-end ou en vacances

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Mon conseil : si vous gardez des mails seulement pour garder une info sous la main (adresse de votre tante, numéro de téléphone de votre banquier, mot de passe de votre compte Amazon) : stop ! Notez tout dans un petit carnet pense-bête que vous avez toujours sur vous et supprimez les mails ! Ou bien créez un fichier Word si vous avez peur de perdre le carnet. Pourquoi ? D’abord, parce que le nombre de mails stockés diminuera et ensuite, parce que personne n’est jamais à l’abri du piratage ! Plus vous laisserez d’informations sensibles dans votre boîte mail, plus cela pourra vous être préjudiciable

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4. Répondez, triez, supprimez et videz !

C’est le quatuor gagnant. Pensez à vider une fois par semaine la Corbeille et le dossier de spams (après l’avoir vérifié, sait-on jamais !). Pensez également à vider une fois par mois les mails « périmés » dans vos répertoires.

Par exemple : une fois que le voyage en train est passé, je supprime le mail de confirmation dans mon répertoire « Train ». Pareil pour les rendez-vous médicaux.

Résumons

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Pourquoi organiser ses boîtes mail pro et perso ?

1. parce que vous y verrez plus clair et gagnerez en efficacité, en productivité

2. parce que vous vous sentirez plus léger et gagnerez en sérénité

3. parce que 80 % des mails* que vous gardez ne vous serviront jamais

4. parce que c’est un geste écologique !

Un dernier argument pour vous convaincre ?

Pour stocker un mail, il faut de l’énergie ! Pour chaque e-mail stocké, dix grammes de CO2 sont générés par an selon les calculs de la start-up française Cleanfox.

Et saviez-vous que l’Ademe, l’Agence  de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Énergie, estime que pour une entreprise de 100 personnes, les mails envoyés chaque année polluent autant que 14 vols aller-retour entre Paris et New-York ? Le coût écologique d’Internet est phénoménal. Mais il est invisible.

Je vous invite vraiment à lire l’article 939 mails non lus ? Pour sauver la planète, commencez par nettoyer vos boîtes (voir revue de presse ci-dessous).

Conclusion

Le principal mot d’ordre sera de répondre, trier, supprimer et vider dans la boîte mail pro comme dans la boîte mail perso.

Essayez au maximum d’appliquer les conseils ci-dessus, dans la mesure que vous trouverez juste. Pour cela, il n’y a pas de secret, le mot d’ordre est la régularité. Et si en plus vous faites un geste pour l’environnement, pourquoi s’en priver ?

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Un dernier mot : ces conseils vous ont été utiles ? Partagez-les sur les réseaux sociaux (les boutons sont juste en-dessous 😉 et n’hésitez pas à me donner votre avis en commentaire ! Merci !

*Source et revue de presse :

Les Chiffres 2019 de l’email, Arobase.org, février 2019

Nettoyer (efficacement) votre boîte de réception e-mail, Arobase.org, 25 septembre 2018

Le Coût écologique d’Internet est astronomique et personne ne le voit, Mr Mondialisation, 30 avril 2017

939 mails non lus ? Pour sauver la planète, commencez par nettoyer vos boîtes, 20minutes.fr, 3 novembre 2016

 

Crédits photos :

Photo couverture : designed by Creativeart pou Freepik

Photo Femme sur ordinateur : designed by Freepik

Gifs : giphy.com

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