Voici l’article de Mélanie, qui tient le blog Laplumerose. elle a gentiment accepté d’écrire un article pour Passionnément organisée afin de nous parler de son organisation quotidienne pour gérer facile 2 activités professionnelles !
Tout d’abord, je tiens à te remercier Céline pour l’invitation sur ton blog, ça me fait vraiment plaisir !
Je m’appelle Mélanie, plus connue sous le pseudo La plume rose sur les réseaux, et au quotidien je suis Manager & Coach Pinterest pour les entrepreneures débordées qui souhaitent augmenter leur visibilité et alléger leur agenda. Et à côté de cela, je suis également salariée à temps plein dans une bijouterie… vous vous en doutez, pour pouvoir gérer ces deux casquettes, avoir une bonne organisation est primordiale ! Pourtant, je n’ai pas toujours été organisée… pendant mes études notamment. Mais les choses ont bien changé depuis !
Les 3 règles d’or de mon organisation
En devenant entrepreneuse début 2020 à côté de mon activité salariée à temps plein, j’ai revu absolument toute mon organisation… et cela était nécessaire ! Quand on a des clients et qu’il faut gérer les travaux à rendre, mais aussi sa propre communication, le développement de son entreprise, la comptabilité, les demandes de collaborations, et qu’en plus le travail salarié occupe du temps dans son agenda : l’improvisation n’a plus vraiment sa place.
Pour ne rien oublier au quotidien & rester organisée pour faire tout ce que je souhaite, j’ai 3 règles d’or !
1. Je travaille énormément mon auto-discipline : un peu chaque jour !
Quand on a une entreprise à faire tourner, on ne va pas se mentir, il faut que l’argent rentre pour pouvoir vivre (payer son loyer, ses courses, ses factures… enfin bref, vous voyez). Et même si je suis encore salariée à côté, je veux développer mon entreprise pour pouvoir en vivre !
Heureusement, quand on fait quelque chose que l’on aime, c’est tout de suite plus simple de se motiver à travailler. Mais toutes les tâches ne sont pas passionnantes (comme l’administratif), alors quand je vois cela sur mon planning, je m’y mets vite ! Ainsi, je sais que plus je commence tôt et plus je suis tranquille tôt, logique !
Mais l’auto-discipline se travaille avec le temps, et je suis encore loin d’être parfaite !
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2. Ce qui n’est pas noté n’est pas à faire !
Ce point, j’y fais vraiment très attention ! Ça m’est déjà arrivé de louper un appel car il ne figurait pas dans mon planning…. Forcément, quand quelque chose n’est pas noté, une fois sur deux on a tendance à l’oublier.
Alors ce que je fais maintenant (et vraiment, je me force à le faire), c’est de TOUT noter, et surtout quand je prévois un rendez-vous avec une personne à une date précise.
Que ce soit une tâche personnelle ou une tâche professionnelle, je note vraiment tout dans mon planning ! Ainsi, je n’oublie rien, et je vois clairement ce que j’ai à faire et aussi ce qui me reste à faire.
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3. Je ne me surcharge pas car il y a toujours des imprévus !
Encore une règle que j’applique depuis peu dans mon quotidien, et qui pourtant fait toute la différence !
Avant, j’avais tendance à surcharger mon planning, ne garder de créneau disponible… et quand les imprévus tombaient, je ne savais plus où les placer puisqu’il n’y avait plus de place dans mon planning, alors je m’ajoutais encore plus de travail que je n’en avais déjà ! Mauvais plan.
Maintenant, je me laisse une demi-journée « vide » par semaine, et souvent le vendredi matin car je sais que pendant la semaine, il y aura obligatoirement une tâche ou deux qui seront passées à la trappe faute de temps, d’un appel plus long que prévu, d’un devis ou d’une facture supplémentaire à créer…
Et puis, ça me permet également de partir ensuite en week-end sereinement, en sachant que toutes mes tâches sont terminées, et que je n’ai plus aucun imprévu à gérer.
Les outils que j’utilise pour ne rien oublier
Pour pouvoir organiser ma « double vie », j’ai plusieurs outils qui aujourd’hui sont devenus des indispensables, et dont je ne peux clairement plus me passer ! (oui rien que ça ah ah).
1. Le calendrier Apple
J’ai déjà essayé d’utiliser Google Agenda, mais personnellement je n’arrive pas à m’y faire ! Du coup, j’utilise le calendrier disponible sur les produits Apple, et j’organise mes semaines avec ça.
Que ce soit mon travail salarié, mon entreprise, mes appels, les tâches administratives… je mets tout dedans sous forme de blocs de temps. Avoir une visibilité sur la semaine, c’est vraiment pratique ! Petit aperçu d’une de mes semaines :
Dans mon monde idéal, le calendrier de ma semaine devrait ressembler à cela (et souvent en début de semaine c’est le cas). Mais avec les imprévus qui se glissent le jeudi matin, et toutes les petites modifications que je fais au fur et à mesure, il change très souvent ! Cependant, la structure reste toujours à peu près la même.
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2. L’outil Notion
Vous avez sûrement déjà entendu parler des outils à la mode en ce moment pour organiser son entreprise (et pas que !). Notion est clairement à la mode, mais personnellement ça fait déjà plus d’un an que je l’utilise, et j’en suis vraiment très satisfaite.
Notion, c’est un site internet (et une application que vous pouvez installer sur votre ordinateur) pour gérer toutes vos données, créer des pages, des tableaux, des calendriers éditoriaux… vous avez vraiment des millions de possibilités, et c’est ce que j’adore !
Bref, Notion fait partie intégrante de ma vie, et sans lui, je ne sais pas où je rangerais toutes ces données !
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3. Le logiciel de facturation Freebe
Pour tout le côté administratif de mon entreprise, que ce soit l’émission de devis + factures, le suivi des paiements, le suivi de la trésorerie et des rentrées d’argent… j’utilise Freebe depuis mes tous débuts dans l’entrepreneuriat ! Et je ne peux plus m’en passer non plus.
Grâce à lui, mes prestations sont enregistrées, et quand je fais un devis, je n’ai qu’à créer le profil d’un nouveau client puis cliquer sur la prestation et voilà, ça me fait automatiquement un devis en quelques secondes !
Freebe me fait gagner un temps fou au quotidien, et il permet également de voir si un client à du retard dans un paiement, s’il a validé le devis ou non…
J’en suis très satisfaite ! D’ailleurs, si ça peut vous intéresser, vous avez la possibilité d’avoir 2 mois gratuits en entrant le code LAPLUMEROSE lors de votre inscription !
Mes routines pour optimiser mon temps
Pour optimiser mon temps et la gestion de mon planning, j’ai deux routines que j’essaie d’appliquer au quotidien ! Même si ce n’est pas tous les jours facile, je m’y tiens au maximum afin de pouvoir gagner de précieuses minutes dans mes journées et ainsi pouvoir fermer mon ordinateur le plus tôt possible le soir !
Routine 1 : vérifier les réseaux sociaux
Le matin je n’ai pas de Morning Routine comme on entend partout. C’est souvent au réveil que je suis le plus efficace, du coup : je me lève, je fais mon café, et je m’installe tout de suite derrière mon ordinateur.
Puis je check mon compte Instagram (où je suis très active tous les jours), les groupes Whatsapp/Télégram où je suis, puis mes e-mails.
Ensuite, soit je pars travailler, soit je continue ma journée à la maison (le mardi je suis en repos), et à ce moment-là j’attaque la première tâche sur mon calendrier !
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Routine 2 : quand je rentre du travail, je fais ma création de contenu
Je ne sais pas pourquoi, mais quand je rentre du travail le soir (vers 18h), j’aime me poser derrière mon ordinateur pour rédiger du contenu.
Écrire est très thérapeutique et reposant pour moi, du coup j’aime en profiter pour rédiger soit des newsletters, des scripts pour les prochains podcasts, ou encore faire de la retranscription de podcast en article de blog.
D’ailleurs à mes tous débuts j’étais rédactrice web, et je pense que c’est très certainement cet aspect de ma personnalité qui ressort lors des soirées rédaction !
En conclusion
Je crois que j’ai fait le tour de mon organisation en tant que salariée et entrepreneuse. J’espère que cet article t’a plu, merci encore à Céline de m’avoir invitée pour partager mon expérience à ce sujet !
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Crédits photos :
Photo de couverture : Waewkidja pour Freepik
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