Et si, aujourd’hui, on parlait papiers ?

 Non, ne fuyez pas !

Je sais bien que ce sujet n’est pas excitant. J’imagine d’ici la mine déconfite de certain(e)s d’entre vous 😉

Factures, publicités, lettres en tout genre… Les papiers encombrent votre vie et vos tiroirs. Vous avez simplement envie de les entasser dans un coin et de ne plus vous en occuper !

Pourtant, leur non-classement peut entraîner certaines conséquences pénibles, notamment budgétaires… Vous pouvez ainsi oublier de demander un remboursement santé à votre mutuelle ou recevoir une majoration pour non-paiement de facture. Et que dire de la chasse au trésor d’une heure pour retrouver LE justificatif dans un conflit avec un fournisseur ?

Pour éviter cela, découvrez une méthode simple et efficace pour trier et ranger vos papiers !

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Procédez par étape pour trier

1. Ouvrez les enveloppes dès que vous recevez du courrier

La 1re chose à faire pour ne pas être débordé(e) par les papiers, est d’ouvrir toutes les enveloppes dès réception ! Ça semble évident. Et pourtant, vous n’imaginez pas le nombre de personnes qui ne prennent pas la peine d’ouvrir l’enveloppe, supposant connaître l’objet du courrier et déposant ladite enveloppe dans un tiroir. C’est la meilleure manière d’oublier de traiter un sujet et de ne plus jamais avoir envie d’ouvrir ce fameux tiroir !

En ouvrant chaque enveloppe qui arrive :

1. Vous vérifiez l’objet et la vitesse avec laquelle vous devez le traiter
2. Vous effectuez un 1er tri en jetant le courrier inutile directement après l’avoir reçu au lieu de le laisser traîner dans une pièce.

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2. Rangez les lettres provisoirement dans une bannette 

Centralisez tout le courrier (ouvert !) à un endroit précis. Chez nous, c’est dans une bannette dans le bureau, avec une pochette pour l’Homme et une pochette pour moi. Cela évite d’avoir des papiers éparpillés partout, souvent sur la table de la salle à manger ou sur la console dans l’entrée à l’endroit où vous posez vos clés en arrivant.

Une fois les enveloppes ouvertes, dépliez les lettres (si elles sont à garder), jetez les enveloppes (ou utilisez-les pour en faire des brouillons, nous on trouve le format très adapté pour les listes de courses !) et déposez-les à l’endroit choisi.

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3. Classez les lettres une fois par mois

Une fois par mois environ, prenez le temps de classer votre pile de courriers. Je ne vois pas trop l’utilité de le faire à une fréquence plus rapprochée : à quoi bon ouvrir votre classeur pour classer 3 lettres qui se battent en duel ?

En général en un mois, on reçoit déjà pas mal de courriers et en même temps, choisir une fréquence plus grande (une fois par trimestre par exemple) augmente le temps que prendra le rangement.

Choisissez vos boîtes et la pièce pour ranger

Optez pour les classeurs et boîtes d’archive pour ranger

Pour ranger, j’utilise 2 types de contenants :

• Les boîtes d’archives pour les papiers à archiver c’est-à-dire ceux à conserver mais qu’on n’a pas besoin de consulter. C’est le cas par exemple pour les documents liés à un ancien emploi (contrat de travail, bulletins de sallaire, etc.) puisquvil faut les garder jusqu’à la liquidation de la retraite. 
• Les gros classeurs pour les papiers à avoir sous la main c’est-à-dire ceux dont vous pourriez avoir besoin pour n’importe quelle démarche administrative. Cela peut être pour vérifier une information dans votre contrat d’habitation, pour consulter votre dernier bulletin de salaire ou pour récupérer l’ordonnance pour refaire vos lunette, etc. L’aspect classeur facilite grandement la prise en main du papier que vous cherchez. Pas la peine de sortir tous les papiers comme dans une pochette cartonnée/en plastique pour trouver celui dont vous avez besoin. Aucun risque non plus que tout tombe par terre et s’éparpille au sol (sauf si, bien sûr, vous avez laissé le classeur ouvert !). Le 3e argument en faveur des classeurs d’archive c’est leur gabarit. Idéal pour ranger un nombre certain de courriers pour ne pas jongler avec plusieurs classeurs !

Si vous souhaitez avoir une vision globale sur tous les supports pour ranger, je vous conseille la lecture de l’article de Daphné « Où ranger ses papiers ? », très détaillé !

Une fois que vous aurez trouvé le(s) contenant(s) que vous préférez, vous n’aurez plus qu’à déterminer les thématiques et sous-thématiques avec lesquelles classer les documents. 

Déterminez la pièce où vous gérez l’administratif

Pour vous y retrouver, il est essentiel que vous déterminiez une pièce où vous gérez et rangez vos papiers. Dans l’idéal, c’est pas mal de concilier la gestion des papiers avec les activités bureautiques, c’est-à-dire donc dans la pièce où vous avez votre ordinateur (voire votre imprimante si vous en avez une).

Sinon, rien de tel qu’un meuble fermé dans votre salon. Notre ami suédois fait des colonnes avec tiroir et/ou portes, qui se fondent facilement dans le décor 😉

Pouvoir gérer et ranger dans la même pièce vous facilitera la vie lorsque vous prendrez le temps de classer les papiers reçus le mois précédent ou lorsque vous aurez besoin d’envoyer un courrier ou de scanner un document pour répondre à une demande administrative par mail.

Et rendez le tri simple et agréable !

Créez-vous un moment agréable

D’accord, vous avez l’impression que les mots « moment agréable » et « courriers » sont antinomiques ?

Mais pas du tout !

Profitez d’un moment où vous êtes au calme, où votre conjoint est occupé, vos enfants devant la télé/font la sieste/sont à leur activité du samedi, mettez de la musique, installez-vous tranquillement avec une tasse de café ou de un thé et c’est parti pour le tri et le classement !

Le fait de vous créer un moment agréable, une routine mensuelle vous permettra de ne plus voir le tri de papier comme une tâche contraignante. Certes, on a connu plus folichon comme activité mais profitez-en au moins pour vous poser et être au calme.

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Jetez ce que vous n’avez pas besoin de garder !

Quelle était la dernière fois que vous avez fait un grand tri dans vos papiers ?

C’est fou le nombre de papiers inutiles qu’on garde !

Soyez sans pitié : jetez un maximum !

À quoi vous serviront vos relevés de remboursement de mutuelle d’il y a 2 ans alors que vous êtes à présent couvert(e) par un autre contrat ? Et pourquoi garder vos relevés de banque d’un compte que vous avez fermé il y a 6 ans ? En cas d’informations confidentielles, déchirez les lettres avant de les jeter.

Si vous avez un doute sur l’utilité ou non de garder un document ou sur les délais de conservation, vous pouvez télécharger ma fiche pratique en cliquant sur le lien ci-dessous :

Fiche Passionnément organisée_Trier et classer vos papiers

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Choisissez de recevoir vos courriers en version numérique

Pour réduire le nombre de courriers papiers, rien de tel que de privilégier au maximum les versions numériques ! De plus en plus de services proposent la facturation en ligne soit via un compte client, soit par mail.  C’est le cas par exemple avec :

• Ameli
• la mutuelle
• les impôts
• les relevés bancaires
• les factures d’électricité
• les factures de téléphone
• les factures du fournisseur internet

L’avantage avec les factures numériques, c’est que vous n’avez pas forcément besoin de toutes les récupérer vu qu’elles sont accessibles sur votre espace client. Cela fait gagner un temps précieux !

Par contre, partage d’expérience, ne vous faites pas avoir car certains organismes écrasent les documents au bout d’un an. J’ai eu ce cas avec ma banque, lorsque j’ai voulu vérifier un relevé de compte vieux de un an et 2 mois ! Il a fallu que j’appelle la banque pour récupérer ce fameux relevé !

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Ne négligez pas votre classement digital !

Si vous avez opté pour les factures numériques, n’oubliez pas de les classer quand vous les récupérez ! Il serait dommage de parvenir à mettre en place un système de classement pour le papier et d’avoir un seul dossier fourre-tout dans votre ordinateur ou sur votre disque dur externe ! Si vous avez besoin d’aide sur la manière de ranger vos dossiers dans votre ordinateur, vous pouvez lire mon article « Comment ranger et classer votre ordinateur ».

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Crédits photos :

Photo de couverture : designed by yanalya pour Freepik

Photo des enveloppes dématérialisées : designed by Dashu83 pour Freepik

Gifs : giphy.com

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