Avoir aucun mail « non lu ».

Vous en rêvez ?

C’est possible ! Et c’est la base d’une boîte mail efficace !  Promis, ce qui vous semble peut-être une montagne à gravir, n’est pas si difficile, il suffit de s’y mettre 😉

Mais c’est vrai qu’on n’est pas aidé ! Rien qu’en 2019 (et l’année n’est pas terminée^^), en France, c’est 1,4 milliards de mails* qui sont envoyés tous les jours (hors spams). Dans le monde, ça représente 293 milliards de mails* (hors spams). Eh bien vous savez quoi ? À la fin de la journée, lorsque je quitte le bureau, je n’ai plus aucun mail non lu. Et c’est pareil pour ma boîte mail personnelle.

Mon règle d’or ? Ne jamais me laisser débordée !

Le résultat ? Je gagne en productivité et en sérénité.

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Aller, on s’y met ?

Comment organiser sa boîte mail pro ?

La boîte mail professionnelle est sûrement la pire car c’est devenu inconcevable de travailler sans ! Or, les chiffres font peur et obligent à être réacti/f/ve. Les cadres estiment passer + de 5h/jour en moyenne à consulter des mails. Ce sont environ 88 mails reçus et 34 envoyés* par collaborateur/ jour ! 

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Voici des idées pour sortir de la spirale infernale ! N’hésitez pas à partager les vôtres en commentaire si vous en avez d’autres 😉

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1. Créez des répertoires pour classer vos mails

  • Par nom de projet : Parcours client, Nouvelle offre, Processus de gestion, etc.
  • Par type d’activité : Création d’offre, Campagne de prévention, Mise à jour du site internet, etc.
  • Par nature : Revue de presse, Mes formations, Mes échanges RH, etc.

Petite astuce qui fait du bien :

  • Le répertoire « Mails de remerciement » : qu’il soit d’un collègue pour l’avoir dépanné, du directeur projet à tout le groupe une fois que le projet est achevé, de votre responsable pour une mission qu’il vous avait confiée, gardez-les tous et quand vous avez un manque de motivation, jetez-y un œil, ça fait toujours du bien !

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2. Hiérarchisez vos répertoires

Vous pouvez par exemple créer une hiérarchie comme telle :

  • Classement : année
  • Sous-classement : type d’activité
  • Sous-sous-classement : projet

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3. Organisez vos tâches selon un code couleur

  • Rouge = urgent
  • Orange = à traiter dans les 2 jours
  • Jaune = à traiter dans la semaine
  • Vert = mail informatif pour un projet auquel vous participez mais dont vous n’êtes pas l’interlocuteur principal
  • Bleu = mail informatif de votre stagiaire/alternant/collaborateur qui vous met en copie
  • Violet = mail avec pièce jointe informative qui pourra vous resservir

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Mon 1er conseil : coder vos mails peut prendre du temps. À vous de décider quel niveau de détails vous choisissez. Cette codification n’est qu’une proposition. De mon côté, je n’utilise vraiment que 3 couleurs : le rouge et le orange pour constituer ma to do quotidienne par ordre de priorité et le violet pour retrouver plus facilement dans les répertoires, une fois les mails triés, ceux qui ont une pièce jointe qui peut être utile.

Mon 2e conseil : si une pièce jointe peut vous resservir plus tard (exemple : les caractéristiques de la nouvelle charte graphique de votre entreprise, les coordonnées d’un interlocuteur, les conditions particulières d’un contrat…), mieux vaut l’enregistrer tout de suite dans le dossier adéquat sur votre bureau ou votre serveur.

Cela vous évitera de devoir chercher le mail dans le répertoire où il est rangé avec un certain nombre d’autres mails, en vous soumettant à la gymnastique fastidieuse : « Qui l’a envoyé ? J’étais en copie ou en destinataire ? À quelle date ? Avec quel(s) mot(s) je peux le retrouver ? »

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4. Classez les mails traités

Une fois que vous avez lu et traité un mail sur lequel vous aviez mis un drapeau de couleur (ne fonction de la codification choisie), supprimez le drapeau et classez le mail dans le répertoire approprié.

 

5. Archivez vos répertoires

Une fois que le projet ou l’année sont terminés, archivez vos répertoires. Non pas dans la boîte mail mais sur un Cloud. Cela videra votre boîte mail et la rendra plus rapide.

6. Prenez le temps et soyez régulier !

Optimiser sa boîte mail ne se fait pas une fois par an mais un peu toutes les semaines, voire un peu tous les jours. Le temps que vous pensez perdre en organisant vos mails et vos tâches quotidiennes sera récupéré en productivité et en sérénité. Et on sait combien le 1er est important pour les entreprises et le 2e pour vous !

Avoir des dizaines, voire des centaines de mails non ouverts qui apparaissent en gras dans votre boîte principale ou dans vos répertoires – même si vous savez ce que c’est et que vous jugez qu’ils ne sont pas importants – épuise votre esprit. Il se dit  « Encore tout ça ! » et cela demande un effort rationnel pour se rappeler « Non, ils ne sont pas importants. »

Prenez le temps de vous désabonner des newsletters et campagnes publicitaires qui ne vous intéressent pas. Il suffit d’avoir assisté à une formation pour recevoir ensuite toutes les informations de l’organisme alors que certaines ne concernent pas du tout votre activité !

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Mon conseil : profitez des moments calmes – après la fin d’un projet, quand vous gardez le fort pendant un pont ou au mois d’août. Triez les mails que vous n’avez pas eu le temps de trier avant, supprimez ceux qui ont été traités et ne sont pas importants à garder. Personnellement, je trouve que ça fait toujours du bien de voir redescendre le volume de mails !

Comment organiser sa boite mail perso ?

1. Désabonnez-vous de tout ce qui ne vous intéresse pas !

Le conseil est le même que pour la boîte mail pro, il est même primordial pour la boîte mail perso ! Les magasins (vêtements, chaussures, maroquinerie, électroménager, hifi) sont très forts à ce jeu. Il suffit d’avoir passé une commande sur leur site pour être automatiquement inscrit(e) – même parfois en ayant cliqué sur la fameuse case « je ne veux pas recevoir… » ! –, à leur newsletter ou à leurs campagnes de pub. Désabonnez-vous ! Certes, cela prend un peu de temps mais c’est un temps précieux, pour ne pas être débordé ensuite.

2. Désabonnez-vous de tout ce que vous ne lisez pas !

Désabonnez-vous AUSSI des newsletters auxquelles vous vous êtes volontairement inscrit(e)s en vous disant « ça m’intéresse, je vais la lire » si vous ne prenez pas le temps de la lire. Ça restreindra le nombre de mails reçus et vous évitera de culpabiliser en voyant le mail en gras parce que vous n’avez pas le temps de cliquer dessus.

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3. Créez des répertoires et rangez vos mails

Même principe que pour la boîte mail pro, l’organisation des mails passe par des répertoires. Si vous n’êtes pas inspiré(e) pour créer vos répertoires, voici les miens :

  • Agence appartement : correspondance avec l’agence qui loue et gère notre appartement
  • Box internet : factures de la Box
  • Club de sport : information sur les compétitions, les événements du club
  • Commande en ligne : factures des achats faits sur internet
  • Santé : mails de la Sécu ou de la mutuelle
  • Rendez-vous médicaux : mails de confirmation des rendez-vous médicaux que je prends via Doctolib
  • Train : mails de confirmation de la SNCF pour me rappeler l’horaire et le numéro de train des billets
  • Voyages : mails de confirmation de réservation quand on part en week-end ou en vacances

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Mon conseil : si vous gardez des mails seulement pour garder une info sous la main (adresse de votre tante, numéro de téléphone de votre banquier, mot de passe de votre compte Amazon) : stop ! Notez tout dans un petit carnet pense-bête que vous avez toujours sur vous et supprimez les mails ! Ou bien créez un fichier Word si vous avez peur de perdre le carnet. Pourquoi ? D’abord, parce que le nombre de mails stockés diminuera et ensuite, parce que personne n’est jamais à l’abri du piratage ! Plus vous laisserez d’informations sensibles dans votre boîte mail, plus cela pourra vous être préjudiciable

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4. Répondez, triez, supprimez et videz !

C’est le quatuor gagnant. Pensez à vider une fois par semaine la Corbeille et le dossier de spams (après l’avoir vérifié, sait-on jamais !). Pensez également à vider une fois par mois les mails « périmés » dans vos répertoires.

Par exemple : une fois que le voyage en train est passé, je supprime le mail de confirmation dans mon répertoire « Train ». Pareil pour les rendez-vous médicaux.

Résumons

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Pourquoi organiser ses boîtes mail pro et perso ?

1. parce que vous y verrez plus clair et gagnerez en efficacité, en productivité

2. parce que vous vous sentirez plus léger et gagnerez en sérénité

3. parce que 80 % des mails* que vous gardez ne vous serviront jamais

4. parce que c’est un geste écologique !

Un dernier argument pour vous convaincre ?

Pour stocker un mail, il faut de l’énergie ! Pour chaque e-mail stocké, dix grammes de CO2 sont générés par an selon les calculs de la start-up française Cleanfox.

Et saviez-vous que l’Ademe, l’Agence  de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Énergie, estime que pour une entreprise de 100 personnes, les mails envoyés chaque année polluent autant que 14 vols aller-retour entre Paris et New-York ? Le coût écologique d’Internet est phénoménal. Mais il est invisible.

Je vous invite vraiment à lire l’article 939 mails non lus ? Pour sauver la planète, commencez par nettoyer vos boîtes (voir revue de presse ci-dessous).

Conclusion

Le principal mot d’ordre sera de répondre, trier, supprimer et vider dans la boîte mail pro comme dans la boîte mail perso.

Essayez au maximum d’appliquer les conseils ci-dessus, dans la mesure que vous trouverez juste. Pour cela, il n’y a pas de secret, le mot d’ordre est la régularité. Et si en plus vous faites un geste pour l’environnement, pourquoi s’en priver ?

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Un dernier mot : ces conseils vous ont été utiles ? Partagez-les sur les réseaux sociaux (les boutons sont juste en-dessous 😉 et n’hésitez pas à me donner votre avis en commentaire ! Merci !

*Source et revue de presse :

Les Chiffres 2019 de l’email, Arobase.org, février 2019

Nettoyer (efficacement) votre boîte de réception e-mail, Arobase.org, 25 septembre 2018

Le Coût écologique d’Internet est astronomique et personne ne le voit, Mr Mondialisation, 30 avril 2017

939 mails non lus ? Pour sauver la planète, commencez par nettoyer vos boîtes, 20minutes.fr, 3 novembre 2016

 

Crédits photos :

Photo couverture : designed by Creativeart pou Freepik

Photo Femme sur ordinateur : designed by Freepik

Gifs : giphy.com

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